必ず確認しておきたいビジネスメールの基礎知識
仕事中、毎日様々な方から送られてくるメール。
膨大な数になることもしばしばで、このメールに関する業務の取り組み方で、まったく仕事の成果が変わってしまう事もあるでしょう。
不必要に時間を割く事は仕事全体のパフォーマンスにも、業務の遂行スピードにも、残業時間にも影響していきます。
はたまたその人の人生にまで…と、決して大げさではない話にまで発展するので、必ずチェックしておきたいですね。
基本的な考え方
▼緊急時の連絡手段ではない
メールはいつでも送ることができますが、すぐに相手が読まないこともあります。すぐに用件を伝える必要がある時は電話を使います。
▼大切な用件は電話確認も行う
メールは送信エラー、受信エラーがまれに起きますし、相手が開封し忘れたり、読んでも忙しい時期だと忘れてしまうかもしれません。確実に伝えなければならない用件は必ず電話確認も入れておきましょう。
メール送っていたのに、、というのはまったく言い訳にならないのです。
▼長い用件は電話も使う
内容が複雑な場合は、メールでまとめた内容を送信し、電話で詳細に伝えるのがよいでしょう。
相手もすぐに理解できて、結果的に仕事が早く進んだりします。
▼仕事相手とはLINEを交換しない
仕事内容や働き方によりますが、既読機能が厄介なので後々面倒な事になる人が多いです。
聞かれて断れない場合は「あんまり普段LINEは使ってないんですが」とか、エクスキューズを入れておきましょう。
ビジネスメールのテクニック
件名は具体的にわかりやすく
忙しいビジネスマンだと1日に100通もメールを確認します。
短時間でメールを把握できるよう、本文が要約できる件名をつけましょう。
○悪い件名の例：「打ち合わせの件」
これだといつの打ち合わせかわかりませんし、内容も把握できません。
×良い件名の例：「【ご確認】○月○日の打ち合わせ場所変更の件」
今度の打ち合わせ場所が変更になるとすぐに理解してメール本文を読むことができます。
これは基本だと思うんですが結構出来ていない人が多いんですよね。
整理された書式にする
メール本文は読みやすいようシンプルにまとめます。
①宛名
②「いつもお世話になっております。」などの挨拶
③自分を名乗る
④本文は簡潔に。横幅25～30文字くらいにする。
⑤締めは「よろしくお願いいたします。」など結びの挨拶
⑥社名、URL、電話番号などの署名
④以外はすべてメールの署名機能であらかじめ作成しておきましょう。
メールの重要機能は失礼
上司や得意先などに重要マークのメールを送るのは失礼になります。
すぐに読めと命令しているニュアンスがあるのでやめましょう。
それほど緊急なら電話しろと言いたくなります。
TO（宛先）、CC、BCCを使い分ける
TOは一人の相手に対して送ります。
CCはTO宛に送る内容を他の人にも同時送信する機能です。
TO宛の相手には同時送信されたアドレスが全て表示されます。
TO宛の相手が返信する際は、「全員に返信」を使って返信するのがマナーです。
BCCはCCと同じようにTO宛と他の人に同時送信できますが、TO宛の相手には他の人のアドレスは表示されません。自分だけに送信されたように見えます。
返信の件名について
メールのやりとりが続くと、件名が「Re:Re:Re:Re:会議場所変更について」などとRe:が多くなってしまいます。
その場合は、
「確認しました Re:会議場所変更について」などと件名を残して書き換えましょう。
引用について
相手の本文の一部を使いたい場合「>」を使用します。
例えば、
>機材の搬入はいつがよろしいでしょうか？
明後日でお願いいたします。
などと必要な部分のみを引用します。
短い用件のメールでは使う必要はありませんが、長文メールの返信に引用を使うと便利です。
だた長文すぎるとどの部分が引用か見づらくなってきます。
>機材の搬入はいつがよろしいでしょうか？
◆明後日でお願いいたします。
塗りつぶしの図形を入れると、そこだけ濃くなるのでどの部分が返事か見やすくなります。
返信は早めに
メールの返信を数日待たせるのは失礼です。
もしすぐ内容に答えられない場合は「明日改めて返信します」と伝えておきましょう。
転送について
転送する際は件名に「Fw:」がつくので消さないようにします。
またなぜ転送されたか相手が迷わないように、「商品情報の共有としてお送りいたします。」などと一言理由を添えましょう。
転送する内容によっては元の送信者に転送の許可を取りましょう。
顔文字は使用禁止
社外はもちろん、社内でも顔文字は原則禁止です。部署の方針などで許可があればそれに合わせます。
命令調の言葉は禁止
【要返信】、【大至急】、【締切日要確認】、など相手に強要させる言葉は使ってはいけません。あくまでへりくだった文章でお願いをしましょう。
全てをメールに頼らない
報告は基本メールで行いますが、休暇の相談や重大なクレームなど、話し合うべき内容は口頭で行いましょう。
まとめ
・件名で内容がわかることを意識しよう。
・署名機能を使って本文以外は挨拶まですべてテンプレ化してしまおう。
・重要通知や「要返信」などは嫌がられる場合がある。重要な事は電話でも伝えること。